Informace o zpracování osobních údajů
Jsme Advokátní kancelář SOLUTIO s.r.o., IČO: 109 01 540, se sídlem Na vinici 2092/34, zapsaná do obchodního rejstříku vedeného Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 350447, a zastoupená Mgr. Janem Suchomelem, advokátem, jakožto svým jednatelem.
V souvislosti s poskytováním právních služeb vyžadujeme některé osobní údaje, které následně v souladu s účinnou legislativou zpracováváme. Zde jsme pro Vás připravili souhrnné informace o zpracování osobních údajů.
Základní pojmy dle GDPR
Výše jsme uvedli, že vystupujeme jako správce osobních údajů. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, známé jako „GDPR“ (General Data Protection Regulation), nicméně hovoří také o zpracovatelích a subjektech údajů. Co to všechno znamená?
My jako správce získáváme osobní údaje, ať už od Vás, nebo např. z veřejně přístupných rejstříků, a dále určujeme, jak s těmito údaji naložíme – zda je např. uvedeme do smlouvy, kterou pro Vás připravujeme, na fakturu, kterou Vám vystavujeme, nebo je budeme archivovat. Toto nakládání je samozřejmě dále regulováno dalšími právními předpisy souvisejícími s výkonem advokacie, jako např. povinností mlčenlivosti nebo archivační povinností.
Při naší práci někdy využijeme služeb jiných subjektů, kteří na náš pokyn osobní údaje dále zpracovávají. Takovýmito externími subjekty může být např. naše externí účetní společnost nebo daňový poradce. Tyto subjekty jsou dle GDPR zpracovateli osobních údajů.
Subjektem údajů, na jehož ochranu GDPR směřuje, jsou pak výlučně fyzické osoby, nikoliv osoby právnické. Pokud tedy podnikáte prostřednictvím obchodní společnosti a my Vám budeme poskytovat právní služby, veškeré údaje o právnické osobě ochraně podle GDPR nepodléhají.
No a co je tím často skloňovaným osobním údajem? Jakýkoliv údaj, pomocí kterého Vás můžeme přímo či nepřímo identifikovat. Napřímo tedy např. jménem či rodným číslem, nepřímo pak prostřednictvím údajů způsobilých Vás identifikovat ve spojení s dalšími informacemi.
Na základě jakého titulu osobní údaje zpracováváme?
Primárním důvodem pro zpracování osobních údajů je plnění smlouvy o poskytování prvních služeb, tedy abychom Vám mohli např. vypracovat smlouvu či právní stanovisko, zastupovat Vás v soudním řízení nebo Vás hájit před nároky protistrany.
Povinnost uchovávat určité údaje nám nicméně předepisuje i řada zákonů, např. zákon o advokacii, zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o dani z přidané hodnoty či již zmíněný AML zákon.
Důvodem pro zpracování osobních údajů může být kromě výše zmíněných smluvních či zákonných povinností také náš oprávněný zájem. Ač si to samozřejmě nepřejeme, mohou nastat situace, kdy bychom s Vámi vedli spor, např. o nezaplacenou fakturu za poskytnuté právní služby. I pro tyto případy si Vaše osobní údaje po nezbytnou dobu uchováváme.
Pokud bychom výjimečně zpracovávali osobní údaje na základě Vámi poskytnutého souhlasu, máte samozřejmě právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu nicméně není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu před jeho odvoláním.
Komu osobní údaje můžeme poskytnout?
- externí účetní společnost;
- externí daňový poradce;
- advokátní evidenční systém SingleCase (provozovaný společností SingleCase, s.r.o., IČO: 028 94 815, se sídlem Zubatého 295/5, 150 00 Praha 5 – Smíchov);
- hostingová služba FORPSI (provozovaná společností INTERNET CZ, a. s., IČO: 26043319, se sídlem č.p. 2, 384 03 Ktiš;
- společnost Microsoft poskytující další služby spojené s Microsoft Office.
Jak dlouho osobní údaje uchováváme?
Osobní údaje vždy zpracováváme po dobu plnění smlouvy o poskytování našich služeb. Tím to nicméně nekončí, jelikož nám řada zákonů ukládá archivační povinnost, a to většinou po dobu 5 – 10 let od ukončení spolupráce.
Uchování osobních údajů k ochraně našeho oprávněného zájmu, tedy po dobu promlčecích lhůt, tak nikdy nepřevyšuje povinnou délku archivace vyplývající ze zákona.
Jaká máte jako subjekt údajů dle GDPR práva?
Níže uvádíme přehled práv, která Vám jako subjektu údajů dle GDPR náleží, spolu s jejich krátkým vysvětlením.
Právem na přístup se rozumí Vaše oprávnění kdykoliv po nás žádat potvrzení o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme, případně v jakém rozsahu a zda používáme i automatizované systémy včetně profilování, jak jsme tyto údaje získali, za jakým účelem je budeme zpracovávat, komu je předáváme, jak dlouho je budeme zpracovávat a jaká jsou Vaše práva. V obecnější rovině získáte všechny potřebné informace již v rámci zde poskytnutých informací.
Při využití práva na opravu po nás můžete žádat opravu či doplnění Vašich osobních údajů, jsou-li nepřesné nebo neúplné.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“) spočívá v nároku na vymazání osobních údajů, pokud již nejsou pro stanovené účely nezbytné, byl-li poskytnutý souhlas se zpracováním údajů odvolán, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a neexistuje převažující oprávněný důvod pro jejich zpracování nebo pokud nebyly údaje zpracovány v souladu s právními předpisy.
Právem na omezení zpracování se rozumí povinnost omezit zpracování osobních údajů na nezbytné minimum, dokud se nevyřeší jakékoliv sporné otázky týkající se zpracování osobních údajů. V takovémto případě budeme moci zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů, z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.
Právo na přenositelnost spočívá v právu subjektu údajů získat od nás osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a tyto předat jinému správci údajů.
Jako subjekt údajů máte také právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, jsou-li zpracovávány z důvodu veřejného zájmu nebo oprávněného zájmu. Po vyhodnocení námitky Vás budeme informovat, jak jsme námitku vyhodnotili a jaké důsledky z ní případně vyvodíme.
Právem podat stížnost je možnost subjektu údajů obrátit se se svou stížností přímo na Úřad na ochranu osobních údajů jakožto dozorový orgán. Bližší informace jsou k dispozici přímo na stránkách úřadu (www.uoou.cz).